Oportunidad
El sistema existente había agotado su vida útil, lo que invitó a revisar cómo se podía mejorar la gestión de procesos con tecnología.
GHEP-ISFG
Crear una plataforma unificada para simplificar la gestión operativa.
gestión de contenidos
formularios
recopilación de datos
inscripciones a eventos
pagos online
Resultado
Ejecución de tareas recurrentes más rápida y barata, aumento de la satisfacción de los socios y empleados.
Qué es el GHEP-ISFG?
El Grupo de Habla Española y Portuguesa de la ISFG es una asociación científica dedicada al desarrollo y comunicación del conocimiento científico en el área de la genética forense.
Cuentan con socios en más de una docena de países y se reúnen en workshops abiertos a investigadores de todo el mundo. Además organizan un ejercicio de intercomparación anual que conyeva la recogida de miles de datos de cientos de participantes internacionales.
Reto
A finales de 2021, la tecnología que utilizaba el GHEP-ISFG estaba llegando al final de su vida útil y necesitaba una actualización significativa que asegurara el éxito del GHEP-ISFG.
Las características claves del proyecto estaban bien definidas, pero se utilizó este momento para modernizar no solo la apariencia del sistema, sino también para automatizar y reducir la fricción de las tareas administrativas que el GHEP-ISFG ejecutaba diariamente. Recibir pagos de cutoas de socios de varios paises o crear formularios para la inscripción en eventos eran las tareas que más problemas producían en ese momento.
Durante nuestras primeras conversaciones con el GHEP-ISFG, también identificamos otras áreas que podrían aprovecharse de mejoras, como la generación de facturas, la organización del contenido de la página web o la gestión de privilegios de usuarios. Todas ellas reducirían la carga administrativa del comité ejecutivo.
Solución
Desarrollamos un sistema de gestión de contenidos personalizado, optimizado para ser accesible, rápido y con buen rendimiento en motores de búsqueda.
Negative Epsilon propuso construir un sistema de gestión a medida que se centrara específicamente en las restricciones de las inscripciones y membresía, que hubieran supuesto un gran problema de haber utilizado una herramienta existente. También aprovechamos la oportunidad para integrar la gestión de contenido en este backoffice personalizado, para una transición sin tropiezos al publicar en la web.
Sistema de diseño
El sistema existente había agotado su vida útil, lo que invitó a revisar cómo se podía mejorar la gestión de procesos con tecnología.
Sistema de gestión de contenidos
Ejecución de tareas recurrentes más rápida y barata, aumento de la satisfacción de los socios y empleados.
Los pagos se gestionaron mediante Stripe para el procesamiento de tarjetas de crédito; sin embargo, creamos un sistema de facturación personalizado que permitió al GHEP-ISFG cumplir la normativa local hasta el último detalle. También facilitó enormemente la generación de facturas electrónicas según los requisitos de las distintas instituciones públicas que son clientes habituales del GHEP-ISFG.
Facturación
Totalmente compatible con la normativa fiscal española, incluidas las facturas simplificadas y rectificativas, y las facturas electrónicas para entidades gubernamentales que utilizan el formato FacturaE.
Inscripciones en eventos
Inscripción y venta de entradas para eventos de uno o varios días, con descuentos para los socios.
Por último, nos centramos mucho en la accesibilidad, la velocidad del sitio y la optimización SEO. Adoptamos un enfoque unificado para alcanzar estos objetivos, lo que dio como resultado un sitio web de aspecto limpio que se carga en menos de 0,5 segundos para la mayoría de los usuarios de todo el mundo, que aparece sistemáticamente como primer resultado en los motores de búsqueda y por el que se puede navegar completamente con el teclado.
Newsletters y marketing por email
Plataforma de marketing por correo electrónico conforme a la normativa GDPR con seguimiento de entrega de emails para mantener a los socios al tanto de las actividades y workshops organizados por el grupo.
Recogida de resultados
Aceptación de formularios complejos de varias páginas y varios niveles con soporte para pegar desde programas de hojas de cálculo y carga de archivos.
Resultado
Los miembros se mostraron sustancialmente más satisfechos con el aspecto actualizado del sitio web, así como con la mayor autonomía que les permitía gestionar sus membresías e inscribirse en eventos con más facilidad.
El consejo ejecutivo de GHEP-ISFG también se mostró satisfecho con la actualización del sistema de gestión. Ahora es más fácil actualizar los contenidos manteniendo una identidad de marca unificada. Tareas administrativas como la generación de facturas, la gestión de inscripciones o el envío de boletines son ahora mucho más fáciles de realizar gracias a una interfaz de backoffice más rápida y ágil.
Después de utilizar la nueva plataforma en producción durante más de un año, el GHEP-ISFG volvió a ponerse en contacto con nosotros para realizar la primera tanda de nuevas funciones y mejoras sobre el sistema existente. Gracias a la sólida base de código resultante de la primera iteración de este proyecto, fue muy fácil añadir la posibilidad de que los estudiantes se hicieran socios o de que los eventos tuvieran varios niveles de precios.
